Почему стоит разместить CRM-систему на вашем личном сервере?

К использованию CRM-систем многие бизнесмены приходят постепенно, совершая путь от простой таблички «в экселе» до покупки или облачной аренды ПО. Но остается вопрос: что лучше? Поставить CRM офлайн на машинах организации, заплатить за SaaS-решение и не мучаться с настройками и обслуживанием или выбрать промежуточный вариант, когда CRM «своя», однако находится на вашем личном, но виртуальном сервере в дата-центре?

Давайте посмотрим на возможные сценарии и разберем их плюсы или минусы.

1. Полный офлайн. Такую систему хотят видеть часто по одной единственной причине, а именно — из-за опасений за сохранность базы и безопасность доступа к ней. Ценность любой CRM — информация о клиентах компании. Если эта информация «утечет», с ней могут «утечь» и клиенты. Также вы полностью владеете системой (если это реальная офлайн-система, а не CRM по подписной модели), а значит, сами решаете, как ее настраивать и использовать, когда ее обновлять. В случае opensource-систем вы можете взять ее за основу и сделать на ее базе свою собственную. Такая система может работать не только на одном компьютере, но быть развернута в интернете, к ней можно предоставить защищенный доступ, например через VPN, но это именно ваша система.

С другой стороны, свой сервер требует обслуживания и охраны, то есть вам нужно иметь полноценную серверную, требуется штат администраторов, так как железо требует ухода, вам нужно платить за электричество — все это дополнительные и зачастую немалые расходы.

2. Второй вариант — полный онлайн. Вы арендуете CRM на серверах компании, платя за ежемесячный доступ к ней. Так происходит, если вы организуете продажи и создаете интернет-магазин, используя «Битрикс24» или Tilda, или выбираете для управления задачами и продажами «Мегаплан», AmoCRM и 1С:CRM. То есть все данные о клиентах, все операции находятся в облаке провайдера вашей системы. У вас есть доступ к ней из любого места земного шара и нет головной боли по обновлению системы (как CRM, так и операционной), вам не нужен сервер, стоящий в отдельной комнате, и штат системных администраторов. Главный плюс SaaS-решения заключается в том, что оно обычно предварительно настроено, хорошо документировано, финальная настройка доступна даже новичку, также всегда можно заплатить за это внешним специалистам.

Минус — система ваша только формально. Да, крупные компании обещают, что ваши данные в безопасности. Но шанс остается, так как человеческий фактор никто не отменял. А в случае геополитических потрясений вам могут полностью заблокировать доступ по географическому признаку. Также не забываем о «приземлении» персональных данных пользователей (а CRM хранит именно их).

3. «Золотая середина». Вы ставите CRM на выделенном сервере. Железо вы арендуете (как в облаке, так и в стойке), а вот сам софт уже полностью вам подконтролен, вы можете делать с ним что угодно. Вам не нужно разворачивать серверные мощности в вашей компании, держать штат специалистов для их обслуживания, требуется только установить и настроить CRM на машине в дата-центре и получить такие же возможности, как у онлайн-систем, но с контролем и безопасностью, сравнимыми с офлайн-системами. Все данные будут храниться на контролируемом вами дисковом пространстве, вы всегда сможете сделать бэкап. Также, если вы будете видеть нехватку мощностей «железа» или функционала самой CRM, вы сможете легко нарастить мощности оборудования под добавляемый функционал. Соблюдение законодательства о хранении персональных данных в этом случае тоже обеспечивается.

Минус в данном случае, конечно же, есть: вам придется самостоятельно устанавливать и настраивать все ПО, как и в случае с офлайн-системами. Мы в HOSTKEY учли этот момент, предлагая пользователям предустановленное ПО, что бесплатно и быстро решает задачу.

Если вы выбираете последний вариант, то встает вопрос, какую CRM использовать? Тут нужно смотреть в сторону тех задач, которые вам необходимо решать, а также учитывать соблюдение требований законодательства в части использования российского ПО. Но если у вас не стоит 100% необходимости применения CRM из реестра российского ПО и у вас есть ресурсы по доводке программной части, то смотрите в сторону CRM с открытым кодом. Такие решения развивают интернациональные команды, часто эти CRM имеют перевод на русский язык (или вы легко сможете это сделать сами) и модули, применимые в вашей стране. А за счет открытого кода вы сможете легально адаптировать их под себя или использовать как основу для своей CRM-системы.

Мы предлагаем нашим клиентам развернуть на арендованном сервере ERP/CRM-систему с открытым кодом Odoo, но вы также можете сами поставить другие системы: SugarCRM, OroCRM, EspoCRM.

Odoo — это прежде всего ERP-система, имеющая огромное число модулей. CRM — один из них. Вы также можете организовать на ее базе кадровый учет, инвентаризацию ТМЦ, сервер почтовых и СМС-рассылок, создать сайт и интернет-магазин, получить бизнес-аналитику и многое другое, что позволяет современная ERP-система. Также вы без труда сможете добавлять новые модули по мере необходимости. Все приложения Odoo работают с общей базой, что позволяет избежать дублирования данных и упростить аналитику. Мобильные приложения для работы на смартфонах и планшетах, синхронизированные с облачным сервисом, тоже присутствуют.

Вы можете просто заказать VPS/VDS-сервер у нас с Linux на борту и самостоятельно установить Odoo (например, по этому гайду: https://habr.com/ru/articles/772784/). Она написана на Python и использует PostgreSQL для хранения данных. А можете выбрать при заказе сервера предустановку CRM, и сервер с Odoo будет развернут автоматически.

Деплой

Мы в HOSTKEY продумали все так, чтобы клиент мог без лишних действий получить предустановленный Odoo на свой сервер, при этом мы не берем дополнительную плату за этот процесс. Для вас это входит в стоимость сервера, а сама система открыта и бесплатна.

Ниже объясняем, как сделать заказ.

Если вы новичок, зарегистрируйтесь на сайте HOSTKEY и перейдите по адресу https://HOSTKEY.ru/vps/, а затем нажмите на кнопку «Заказать VPS» или пролистайте страницу вниз до списка доступных серверов.

Выберите подходящую вам конфигурацию. Для CRM-системы стоит брать с запасом, но для теста достаточно будет и начальных вариантов. Минимально для Odoo нужно 2 Гб оперативной памяти, но лучше — 4.

После этого, попав в панель конфигурации сервера, выберите панель CRM and eCommerce и отметьте в ней Odoo.

Ниже выберите операционную систему (в данном случае это единственный вариант — Ubuntu 20.04).

Нажмите «Заказать». Откроется корзина — осталось оплатить аренду сервера на нужный период.

Если же у вас есть аккаунт, нужно заказать VPS из панели управления INVAPI.

Залогиньтесь и перейдите по адресу https://invapi.HOSTKEY.ru/, после выберите в верхнем меню New instant servers, а затем — регион расположения дата-центра и тип сервера.

Выберите нужную конфигурацию (от 2 Гб ОЗУ и 30 Гб SSD) и нажмите Order, а затем заполните следующие пункты:

• Operating system: выбирайте Ubuntu 20.04.

• Apps and panels: выбирайте CRM and eComm — Odoo: Open-source business apps. CRM and ERP.

Перейдите в Order Confirmation, и, если у вас есть, введите промокод, затем нажмите Order. Оплатите полученный счет и ждите деплоя сервера. Приготовьтесь к тому, что для недорогих конфигураций ожидание составляет до часа. Счет можно найти в разделе Billing — My Invoice, если вы его вдруг закрыли или хотите оплатить позже. По готовности деплоя вам на почту придет информация по доступу к серверу.

Первый запуск

Зайдя в меню My servers и увидев, что заказанный сервер в статусе Active, вы можете начать первый запуск и настройку Odoo.

Пройдите по ссылке в dashboard вида https://odoo?????.hoskey.in и запомните или запишите мастер-пароль, задайте имя базы данных, свой e-mail, новый пароль и выберите настройки языка и страны. Телефон вводить необязательно. Затем нажмите на Create database. Готово — можно логиниться в ERP-системе.

Далее наступает момент первичной настройки. Выберите модуль CRM и нажмите «Включить». Вскоре у вас появится меню, в котором вы можете настроить ваше предприятие и задать рабочие процессы.